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外貿企業ERP實施案例

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中國化工建設總公司(以下簡稱:中化建)是隸屬于國務院大型企業管理辦的國家大型外貿進出口公司(原化工部直屬),主要從事化工產品、技術引進、技術設備出口、國際招標等進出口業務。近來該企業年進出口總額及實現利潤穩步增長,特別是國內外貿企業普遍不景氣的幾年該公司也取得了驕人的業績。
  一、項目背景
  隨著信息化時代的到來,采用先進的管理方法和手段,提高企業管理水平、提高企業內部機制工作效率、增強企業國際競爭力、增強企業風險防范力,一直是中化建領導最關心的問題。早在1994年,中化建就開始采用計算機信息處理技術,投資開發和建設企業管理信息系統。當時投入使用的模塊有財務軟件、進出口業務軟件,通過這些系統的應用企業初步嘗到了甜頭。
  隨著國際市場及企業自身不斷發展,原有軟件功能已越來越不能滿足企業管理及業務發展的要求,原有軟件財務與業務模塊相互獨立,另外當時解決原有系統存在的千年蟲問題也隨著新千年的到來而愈加緊迫。引進具有先進水平的ERP企業管理軟件,以滿足公司業務及管理發展的需要,成了中化建領導層的共識。
  二、 系統選型
  1. ERP軟件選擇
  1999年下半年,公司成立專門班子,負責“ERP系統”的選型工作。經過認真細致的調研、分析、比較,最終選擇了國內某品牌“外貿ERP管理系統”。主要考慮以下因素:
  (1)產品優勢:國外ERP系統軟件不大適合中國國情,國內流行的外貿系統軟件大都是一些模塊式的小型應用系統。該外貿ERP系統是國內較為成熟的針對國內外貿企業研發的ERP系統,并有較多成功應用案例。
  (2)價格優勢:國外ERP系統軟件大多價格昂貴,該國內ERP軟件具有較大優勢。
  (3)實施快捷:若選擇其它國內外合作伙伴,要么對原有系統做較大改動,要么需較長的開發時間,系統實施周期將大大延長。
  (4)優質服務:ERP產品具有較為完善的售后服務體系,具有較好的“優質服務”聲譽。
  2. 數據庫的選擇
  在綜合比較了多家數據庫后,最終選擇了較為流行的SQLServer 7.0數據庫,該數據庫性能穩定、可靠性強、技術先進、通用性好。
  3. 硬件配置
  網絡服務器選用IBM公司的RS/5000系列,操作系統為Windows NT,客戶端采用PC,操作系統為Windows 95,整個系統共有PC100余臺。網絡主干網為1000M,客戶端為100M或15M。
  三、組織實施
  1. 組織保障
  1999年底“中化建ERP系統”正式開始實施。為保證ERP系統建設順利進行,中化建成立了以老總掛帥的工作班子,由計劃發展部牽頭,負責ERP系統建設的領導和協調各方面的工作。其工作職能包括領導協調公司各部門之間的關系,排除二期工程實施過程中的種種阻力,定期檢查布置工作。從而為ERP系統成功建設從組織上提供了有力的保障。
  同時,軟件公司也成立了相應的項目實施組,由資深項目經理擔任組長,下設系統分析、軟件開發、系統測試、技術服務四個小組。相互合作,積極配合,全面展開“中化建ERP系統”項目實施工作。
  2. 業務分析
  雙方工作組對中化建業務及管理現狀作全面考察,對公司業務進行全面調研,并集合現行“外貿ERP管理系統”的設計,提出較為可行的實施方案。包括對中化建現行業務流程進行科學合理的重組(BPR),以及對外貿ERP軟件原有模塊的調整和新增模塊的分析設計等,方案提出后經雙方專家組的論證確認后實施。
  隨后軟件公司經過“調研—需求—分析—設計—編程—測試”在較短時間內完成了相應的開發工作。
  3. 業務重組
  根據雙方確認后的實施方案,實施了BPR(業務流程重組,Business Process Reorganization),即對中化建部分現行業務管理流程進行了調整。包括業務合同的組織(進出口貿易)、業務審批流程、風險控制機制、業務財務一體化等。
  4. 財務實施
  考慮到財務系統相對規范、系統調整小、實施較為快捷、計算機基礎較好等諸多因素,決定財務系統實施先行一步。經過雙方共同努力,2000年2月“中化建ERP系統”財務部分初始化工作基本結束,2000年3月試運行完成并進入正式運行階段。
  5. 業務實施
  2000年3月“中化建ERP系統”業務部分的實施正式啟動,至2000年5月底前系統調試通過,2000年6月系統試運行通過。經調整完善,2000年7月“中化建ERP系統”全面正式并軌運行,并取得成功。
  四、系統特色
   系統內部各種資源統一規劃,以確保資源的最大利用率。具體表現在:
  (1) 資源共享:整個ERP系統具有集中統一規劃的數據庫系統,使得系統內部的信息集中成為系統各部分(包括各個用戶)所共同擁有的資源。
  (2) 無縫連接:ERP系統各子系統(財務、進口、出口、庫存等)業務數據共享,業務數據可直接進入財務、庫存,不同系統可自由訪問、存取數據甚至可進行控制。因而各子系統間實際不存在數據接口。
  (3) 財務核心:中化建ERP系統的設計以財務管理為核心,在各項業務合同、收付款、庫存等各環節與財務核算緊密聯系,即通過計劃、預算、核算、結算等系統環節嚴格控制業務的各個進程,以確保各項業務的正常經營。
  A. 客戶關系管理:系統客戶統一管理,客戶概念包括:客戶、供應商、工廠、制造商以及開證銀行、船運公司、報關行等分供方,即各種與企業有往來的單位。采用CRM的管理思想,對企業與客戶發生的各種關系進行全面管理。不僅包括單純的銷售過程所發生的業務關系,如合同簽定、訂單處理、發貨、收款等,而且要包括在企業營銷及售后服務過程中發生的各種關系。
  B. 資金管理:通過財務系統和各業務系統的緊密結合,對各種收付及流動資金各環節實行嚴格控制管理。對各種付款、付匯、開信用證、承兌匯票等各環節進行嚴格的審批流程設置,通過業務系統設置的各種往來賬、備查賬等業務申請審批數據實現對各種資金使用的實時控制。
  C. 風險管理:在企業運作流程中增加了風險控制點,每個控制點的控制內容和責任人都落實到位,責任明確;設置了系統預警功能模塊,根據管理要求可設定預警條件,對不正常業務和事件可由系統自動預警提示;從多方面實現對經營風險的防范。
  五、應用效果
  中化建的ERP項目的實施也并非一帆風順。系統規模及功能強大,使得系統設置、開發測試等工作相當復雜。重組企業業務流程,改變一些原有不合理的習慣作法,需要提高大家ERP系統的認識。通過ERP進行企業管理,就要求企業所有的資源共享,顯然會產生一些利益沖突。但ERP系統成功實施后,其先進的管理給企業帶來管理效果是顯著而突出的。
  1. 工作效率得到提高:業務人員可方便地進行業務操作、文件制作、資料查閱、相關業務進展查詢、接收業務指令等各種日常業務處理;職能部門(財務、儲運等)人員可方便地進行事務操作、業務制單、賬務處理、報關、核銷等進出口相關業務的處理;領導管理部門可方便地進行各種業務查詢、事務審批等。使各級人員擺脫了原有手工操作的束縛,大大地提高了工作效率,使得將更多的時間和精力投入到市場開拓及鉆研業務成為可能。
  2. 企業管理水平得到提升:業務人員可迅速掌握其業務進展情況,管理者可快速取得企業經營情況的實時信息,其他操作人員對各自日常業務及其相關的業務情況也能夠一清二楚。工作流程一目了然,使工作中的問題能夠得到及時反映。各種企業經營報表即時準確,使領導層的決策有了科學的依據。業務過程中的各種嚴格審批制度和流程、系統預警及風險防范措施使企業經營中的風險得到有效控制。所有這些都極大地提高了企業的管理水平。
  3. 資源得到充分利用:原來的一些個體壟斷企業資源(如:客商、商品、價格等)都成為真正共享的企業資源。同時業務合同、業務過程等各種歷史業務數據都得到了適當開放,也成為寶貴的共享資源,可進行充分的查詢、分析和利用。

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