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中小型制造企業ERP實施經驗之庫存盤點

   

    隨著越來越多的企業引入ERP,大家對ERP的了解也越來越深入,同時也越來越多的人意識到ERP不僅僅是工具軟件,它還是企業流程優化的一整套管理方案。大多數的中小型企業在早期都不太會重視企業的流程管理規范問題,往往要等到問題嚴重后才會采取相應的措施去補救,而大多數的企業采用的補救措施就是引入ERP,所以,對于企業來說,ERP的操作實施并不是難點,真正的難點在于整個管理流程的規范和重組,即BPR。但是即便流程重組成功在實際的操作過程中還是會存在一些難點,

現在我就把這些難點一一羅列出來并把我多年來的實際解決經驗寫出來給大家分享。

據統計,現在的中小型企業從成立到引入ERP一般需要三年左右的時間,企業經過三年左右的發展積累加上管理上的不規范倉庫的庫存數據一般都比較龐大,如何讓系統的庫存數據準確也是很多企業在實施ERP時比較頭痛的問題。現在我們就來談談中小型制造企業ERP實施難點之一的庫存盤點。

庫存數據的準確與否決定著ERP實施的成敗,長時間的數據不準確會直接影響企業員工對ERP的信賴度,對于企業員工在信心上的打擊也是非常沉重的,所以,保證庫存數據的準確是ERP實施過程中非常重要的一個環節。那么如何才能保證庫存數據的準確呢?我覺得要從以下幾方面著手:

第一要把握好庫存盤點的時機。企業只要還在運轉那么倉庫的數據就會隨時發生變化,所以只要盤點好的庫存數據一旦錄入系統就要要求每個環節都需要在系統里操作起來,包括所有的進出庫的處理等等,如果有一個環節沒有處理好都會造成整個系統的數據不準確,嚴重者甚至會導致前面的盤點工作做了無用功,所以庫存盤點一定要在每個環節都培訓到位,操作者能獨立熟練操作并且經過多次的模擬演練之后才能進行,一次徹底全面的盤點工作對于每個企業來說都不是一件容易的事情,故把握好庫存盤點的時機就顯得尤為重要。

第二是盤點方式的選擇。工廠的盤點方式一般分為靜態和動態兩種。顧名思義,靜態盤點就是指工廠停工停產讓整個物料處于靜止狀態,在這樣的狀態下進行盤點能使盤點工作更為可控從而使盤點數據也更為準確;動態盤點就是工廠還在正常運轉的狀態下進行的盤點,這樣的盤點方式要求多個部門必須要緊密配合,對單據和物料要進行很好的控制和處理,所以操作起來也有相當的難度。我個人強烈建議工廠采用靜態盤點的方式進行盤點。但是很多中小型企業在實施ERP時很難真正做到靜態盤點,原因是客戶訂單的交期拖不起。

第三是動態盤點的操作要領。既然不能進行靜態盤點,那么如何才能在動態盤點中把數據盤點準確呢?首先第一步,把生產車間除了在制品需要的物料外的所有物料全部入庫;第二步,確定好盤點時間;第三步,PMC提前做好盤點期間的生產計劃,提前越早越好,越準確越好;第四步,采購根據生產計劃提前將盤點期間所需物料追回并通知供應商盤點期間倉庫不接收任何物料;第五步,倉庫最少提前一天將所有供應商來料入庫完畢;第六步,倉庫根據生產計劃最少提前一天將盤點期間的生產所需物料全部發放給生產車間;第七步,銷售部門需要提前做好盤點期間的出貨計劃并跟客戶協商盤點期間不出貨;第八步,倉庫根據出貨計劃最少提前一天將盤點期間所有成品出貨完成;第九步,開始盤點。如果能把上述步驟把控好,動態盤點也能將庫存數據盤點準確,嚴格意義上來說,所有的盤點方式在進行盤點的時候物料一定是處于靜止狀態的,動態盤點只是通過工廠各個部門的配合使得在盤點的時候讓工廠能正常的生產運轉而物料卻能處于相對靜止的狀態。

第四是盤點數據必須要及時錄入系統。這一點非常重要。大部分中小型企業在沒有使用ERP前的盤點數據都不是很準確,所以盤點后一般都會處于盤虧狀態,企業需要一個檢討的過程,有些企業還會出現責任原因不明確領導不審核的情況,而這些問題的出現往往都是長期累積造成的,根本不可能在短時間之內找出產生的原因,從而導致盤點數據不能及時錄入系統和使用,錯過時效性。所以,在盤點前會議上需單獨將此問題列入討論,通報企業負責人,通常的處理方式是確認盤點數據準確和有效后就必須將盤點數據錄入系統并使用,關于責任問題后續再進行處理。在我實施ERP多年的過程中,為了不要錯過數據的時效性,經常有通宵錄盤點數據的情況出現。

上述幾點看起來主要是企業的管理問題,貌似與ERP無關,其實ERP與企業管理本來就緊密相連的,它時刻規范著企業各個流程和操作,ERP的問題就是企業管理的問題。當然,在ERP實施過程中找到難點和提出解決方案都不是重點,真正的重點是在于一步一步的貫徹和落實,ERP的成功實施需要的是企業強有力的推動力和執行力。

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